As tecnologias ECM são aliadas ou inimigas dagestão documental?

Depende de como conduzimos um Projeto de ECM. As grandes corporações necessitam de, além da Gestão Documental convencional, gerir informações que impactam no seu negócio de forma estratégica.

Acredito que a Gestão Documental pode ir além do tecnicismo, do formato papel do documento. Ela pode impactar inclusive na escolha da ferramenta que irá fazer a captura inteligente dos documentos e dos seus metadados, permitindo o mapeamento dos documentos eletrônicos, que muitas vezes se encontram espalhados em sistemas legados, sem nenhum tipo de padrão ou arquitetura da informação.

A estratégia mais sensata atualmente nas grandes corporações deveria ser parar de se preocupar com as tecnologias e passar a focar no problema que envolve o negócio e na solução para resolver. Se a premissa inicial for entender o problema, isso permitirá que A ESCOLHA DA FERRAMENTA GERE VALOR AO SEU NEGÓCIO!

Antes das tecnologias devemos aplicar a GD, mapeando as informações e documentos, tanto no formato papel, quanto os que estejam espalhados em sistemas legados. Devemos ter um “olhar” no negócio, entender a informação/documento como valor agregado da organização na qual estamos inseridos…precisamos gerir CONTEÚDO.

Os documentos/informações são ATIVOS VIVOS dentro das organizações, quando geram valor ao negócio e impactam diretamente nas atividades executadas dentro da empresa!!!

O formato físico (papel) é um cenário e o formato (eletrônico) é outro. Quando pensamos em transformar ou migrar um arquivo papel em digital temos que ter ciência de que O TEMA vai muito além da criação de estruturas de pastas (são os primórdios do GED e vamos deixá-lo de lado, ok?). Devemos pensar na arquitetura dos documentos, nos níveis de permissões de acesso, no ciclo de vida documentos, no versionamento e workflow, em toda a arquitetura da informação que iremos implementar numa ferramenta de ECM, assim como faremos o processo de entrada do documento a partir da captura ou extração dos dados, para recuperá-los depois e nas mais diversas tecnologias que podem agregar valor na implementação, dentre elas: RPA, Watson, tecnologia cognitiva (IBM), Blockchain para a autenticidade dos documentos …

Saber usar a tecnologia aliada à Gestão Documental de forma inteligente, permitirá não só um case de sucesso na organização, mas A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL!!!

Trabalhar o metadado como premissa do processo de GD aliado a captura ou extração inteligente dos dados é um dos primeiros passos para se ter um case de sucesso na implantação de um Projeto de GED/ECM, tendo um repositório único gerindo toda informação/conteúdo da empresa e identificar o que realmente impacta para o negócio, pois, nem tudo é documento ou informação que gere valor para a organização, certo?

A informação/documento necessita ser um organismo vivo dentro das organizações. Digitalizar é muito mais que scannear papel, é GERAR INTELIGÊNCIA NA CAPTURA (extrair dados estratégicos para a organização, criar estruturas de metadados, criar ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO). Informação gerada para impactar no negócio!

Dica¹: Consulte o QUADRANTE DE GARTNER, aliado na escolha da ferramenta adequada para a sua organização.

Dica²: Opte no seu projeto por CLOUD. As grandes organizações estão seguindo essa tendência e gerando menor custo na Implantação do Projeto, além de não comprometer performance na usabilidade da ferramenta, principalmente quando a empresa tem diversas Unidades descentralizadas.

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