Depende de como conduzimos um Projeto de ECM. As grandes corporações necessitam de, além da Gestão Documental convencional, gerir informações que impactam no seu negócio de forma estratégica.
Acredito que a Gestão Documental pode ir além do tecnicismo, do formato papel do documento. Ela pode impactar inclusive na escolha da ferramenta que irá fazer a captura inteligente dos documentos e dos seus metadados, permitindo o mapeamento dos documentos eletrônicos, que muitas vezes se encontram espalhados em sistemas legados, sem nenhum tipo de padrão ou arquitetura da informação.
A estratégia mais sensata atualmente nas grandes corporações deveria ser parar de se preocupar com as tecnologias e passar a focar no problema que envolve o negócio e na solução para resolver. Se a premissa inicial for entender o problema, isso permitirá que A ESCOLHA DA FERRAMENTA GERE VALOR AO SEU NEGÓCIO!
Antes das tecnologias devemos aplicar a GD, mapeando as informações e documentos, tanto no formato papel, quanto os que estejam espalhados em sistemas legados. Devemos ter um “olhar” no negócio, entender a informação/documento como valor agregado da organização na qual estamos inseridos…precisamos gerir CONTEÚDO.
Os documentos/informações são ATIVOS VIVOS dentro das organizações, quando geram valor ao negócio e impactam diretamente nas atividades executadas dentro da empresa!!!
O formato físico (papel) é um cenário e o formato (eletrônico) é outro. Quando pensamos em transformar ou migrar um arquivo papel em digital temos que ter ciência de que O TEMA vai muito além da criação de estruturas de pastas (são os primórdios do GED e vamos deixá-lo de lado, ok?). Devemos pensar na arquitetura dos documentos, nos níveis de permissões de acesso, no ciclo de vida documentos, no versionamento e workflow, em toda a arquitetura da informação que iremos implementar numa ferramenta de ECM, assim como faremos o processo de entrada do documento a partir da captura ou extração dos dados, para recuperá-los depois e nas mais diversas tecnologias que podem agregar valor na implementação, dentre elas: RPA, Watson, tecnologia cognitiva (IBM), Blockchain para a autenticidade dos documentos …
Saber usar a tecnologia aliada à Gestão Documental de forma inteligente, permitirá não só um case de sucesso na organização, mas A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL!!!
Trabalhar o metadado como premissa do processo de GD aliado a captura ou extração inteligente dos dados é um dos primeiros passos para se ter um case de sucesso na implantação de um Projeto de GED/ECM, tendo um repositório único gerindo toda informação/conteúdo da empresa e identificar o que realmente impacta para o negócio, pois, nem tudo é documento ou informação que gere valor para a organização, certo?
A informação/documento necessita ser um organismo vivo dentro das organizações. Digitalizar é muito mais que scannear papel, é GERAR INTELIGÊNCIA NA CAPTURA (extrair dados estratégicos para a organização, criar estruturas de metadados, criar ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO). Informação gerada para impactar no negócio!
Dica¹: Consulte o QUADRANTE DE GARTNER, aliado na escolha da ferramenta adequada para a sua organização.
Dica²: Opte no seu projeto por CLOUD. As grandes organizações estão seguindo essa tendência e gerando menor custo na Implantação do Projeto, além de não comprometer performance na usabilidade da ferramenta, principalmente quando a empresa tem diversas Unidades descentralizadas.
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