Etapas de digitalização

1. Escopo

Antes de começar a digitalização, precisamos desenhar o escopo do Projeto:

  • Definir como será a etapa de captura, se será centralizada ou descentralizada?
  • Infraestrutura de TI
  • Os documentos digitalizados serão armazenados cloud ou on premise?
  • Definição da Gestão Documental
  • Definição dos metadados;
  • Definição dos modelos de scanner;
  • Definição da equipe para o bureau de digitalização.

Esse planejamento inicial é importante e impactante para as próximas etapas.

2. Preparação e Higienização da documentação

Todo volume documental em papel que será digitalizado deve ser separado por área e categoria para facilitar as etapas de fluxo dos documentos no bureau de digitalização.

Nesta etapa, também teremos a higienização dos documentos, retirada de grampos, clipes, sujeividades que possam impactar no processo de digitalização. Além disso, colocar código de barra/patcode/separador entre os documentos para separação e indexação automática dos mesmos.

3. Digitalização de documentos

Depois da etapa de preparação, os documentos são colocados em scanners de alta qualidade para que sejam convertidos para o formato digital. Como o tamanho dos documentos podem variar, é preciso ter certeza de que o scanner seja adequado às necessidades de cada um, pois, a qualidade da resolução também influencia na gestão por isso, analise com antecedência e caso for necessário, realize testes.

4. Controle de qualidade

Etapa importante para métricas de melhoria na sua esteira de produção, contudo o controle de qualidade deve ser feito conforme volume documental do teu projeto. Caso seja um volume grande, realizar o controle com 40% do volume. Essa etapa permite que veja a qualidade das imagens, se estão legíveis e com as margens corretas (não estão tortas).

5. Indexação

Em seguida teremos a etapa mais importante para localizarmos os documentos, categorizar e indexar os mesmos, apesar de atualmente podermos contar com automação e alguns projetos já temos RPA para execução dessa demanda, precisamos também realizar controle de qualidade nas indexações, pois um documentos perdido no formato eletrônico é tão caótico quanto no formato papel.

6. Disponibilização

Com o sistema de gestão de Conteúdo, o GED os colaboradores após treinamentos e capacitações terão acesso aos documentos , de qualquer lugar , de forma estruturada, com processos documentais bem definidos e gestão documental eficiente e eficaz.

O ambiente corporativo está cada vez mais tecnológico, o cenário paperless já está fazendo parte dos negócios no Brasil, a legislação caminha para este cenário e é importante entendermos que digitalização é um Projeto, tem que ter definição de escopo, metodologia definida e foco em resultados.

Já pensou em montar seu bureau de digitalização? A MPGED pode te ajudar a ter um case de sucesso nesse segmento.

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