Gestão da Informação no mundo corporativo

Resumo: Na sociedade atual, o valor das informações e sua importância, são cada vez mais estratégicas, independente da atividade econômica e social da empresa/organização, precisam ser preservadas de maneira estruturada, para que possam ser resgatadas de maneira ágil, pois são importantes para qualquer organização, seja pública ou privada. A tecnologia que mais tem corroborado com a localização da informação/documento é o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O trabalho apresentado tem como principal objetivo, mostrar como obter sucesso na implantação de um Projeto de GED, visando contribuir para a tomada de decisão nas organizações, em diversos áreas. Cada vez mais o GED tem feito parte das estratégias das grandes corporações e órgãos públicos no Brasil, a sua implantação é tendência no mundo moderno, uma vez que o volume informacional/documental desestruturado tem crescido exponencialmente nas organizações, sendo necessário estrutura-las. O primeiro passo para um case de sucesso é criar um Projeto, para adequá-lo a realidade de cada instituição e ou organização.

Palavras-chave: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Tecnologia. Projeto. Informação.

1 INTRODUÇÃO

A busca por soluções que garantam, de fato, a eficiência da Gestão Eletrônica de Documentos nas empresas é um caminho repleto de desafios na sociedade atual. Um deles é o correto entendimento da dimensão e importância do tratamento das informações, sendo um requisito fundamental para o acesso de forma ágil e estruturada.

Nos últimos anos as organizações têm produzido um volume documental considerável e com os avanços tecnológicos e as constantes mudanças nos negócios os documentos sofrem diversas atualizações e versões e passa a ter papel não só comprobatório, mas decisivo nas decisões da organização. Neste cenário, de mudanças, as instituições tanto públicas quanto privadas estão buscando adequação às novas necessidades, as mudanças nas metodologias de trabalho, ambientes produtivos, etc. Dessa maneira, os perfis dos profissionais nas organizações também passam por grandes transformações, para se adequarem ao volume de informações cada vez maior e mais rápido. As mudanças acontecem em todos os cenários dentro das organizações.

As novas tecnologias e suas contribuições no ambiente de trabalho das grandes corporações estão cada vez mais ligadas diretamente ou indiretamente a Gestão do Conhecimento, a capacidade intelectual dos colaboradores, consolidando informações e processando as mesmas. As informações vitais para qualquer organização, necessitam ser preservadas e acessadas como forma estratégica de atuação no segmento ao qual a empresa pertença. E com o excesso informacional no século XXI, para se fazer bom uso desse volume informacional se faz necessário estrutura-los com a correta seleção das informações, de fato, impactantes para a organização e que agreguem valores para a mesma , além da correta indexação e correto armazenamento das informações/documentos, para posterior recuperação de forma rápida e eficiente para a instituição a qual pertence, esse é o maior desafio das grandes corporações e seu maior trunfo estratégico de mercado. Utilizar de forma imediata informações/documentos armazenados, permite que a organização tenha tomada de decisão no mundo dos negócios de forma eficiente, racional e principalmente sustentável.

Atualmente, percebe-se que a maioria das grandes corporações não possui o patrimônio intelectual/informacional armazenado de maneira adequada, com isso o maior gargalo e desafio das empresas hoje é recuperar dados/informações em curto prazo, centralizar as informações relevantes e guardar seu conhecimento de maneira estruturada dentro da organização. No entanto, diversas empresas estão começando a preocupar-se com seus documentos/informações tanto correntes (dia a dia) quanto o legado documental e ou informacional da empresa.

A priori algumas empresas e ou organizações adotam de imediato sistemas de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos para atender ao caos informacional que estão neste momento. Contudo é necessário pensar estrategicamente em estruturar todo volume documental/informacional de qualquer organização. Mapear processos documentais é o primeiro passo para um case de sucesso em um Projeto de GED, após essa etapa crucial, entra-se de fato na etapa de aquisição de sistema, entendendo suas características básicas, vantagens e desvantagens para as necessidades de cada empresa.

O objetivo deste trabalho é apresentar as etapas de implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em diferentes tipos de organizações, além de discorrer teoricamente sobre a evolução do GED, os conceitos e seus benefícios, visando contribuir para a celeridade nos processos de tomada de decisão dentro das organizações, baseando –se em informações, de fato, estratégicas , de maneira racional e focada na sustentabilidade , tema bastante pertinente nas grandes corporações no Brasil . 

Post original no Linkedin