Paperless como tendência na transformação digital!

O Gartner e a AIIM apresentaram a pesquisa internacional responsável por verificar que 90% das informações de uma empresa estão em documentos.

Estudos recentes apontam que:

  • 70% do tempo dos executivos é gasto analisando e assinando papéis;
  • Em média, cada funcionário perde 12% do seu tempo à procura de documentos nas áreas administrativas ou no arquivo da organização;
  • 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos;
  • 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados;
  • 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados;
  • 30% a 40% de todos os registros de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original;
  • O tempo dispendido na gestão de documentos representa uma das 10 atividades que mais tempo consome numa empresa/organização;
  • 15% dos documentos manuseados perdem-se;
  • 5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados, não se aplica Gestão Documental.
  • Em média cada documento é copiado 9 vezes, conhecem a famosa “copia da copia”?

No estudo realizado também foi apontado que: 2% a 5% dos arquivos são perdidos ou incorretamente armazenados em um determinado dia numa organização, e o tempo perdido para recriar um documento é de até 24h aproximadamente. Além disso, constatou que profissionais perdem, em média, 4 horas por semana assinando papéis, o que representa 16 horas por mês ou 208 horas por ano, executando essa atividade.

O que é paperless?

O conceito “paperless”, que significa “escritório sem papel”. Consiste em eliminar ou reduzir documentos no formato papel nas organizações, de forma macro, geralmente as organizações contratam empresas especializadas para executar tais serviços. As tecnologias são aliadas no processo de transformação digital na Gestão de Documentos nas organizações que visam reduzir a massa documental e otimizar processos. Assim contribui para a eficiência eficácia na busca por informações, além da economia, tempo, rastreabilidade e uso sustentável dos recursos naturais, impactando em questões ambientais.

E a sua empresa já pensou em tudo isso? Vocês fazem Gestão Documental? Existe uma área de documentos na organização na qual você está inserido?

 

FONTE: Fontes: Gartner Group, AIIM, Departamento de Trabalho dos EUA, Imaging Magazine, Coopers & Lybrand.

 

 

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